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/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 04 / 3 / DISK0432.ZIP / ANNOT.NOT < prev    next >
Text File  |  1987-01-08  |  3KB  |  51 lines
  1. Cell Annotation
  2.  
  3. The 320K version of AnalytiCalc has a simple "cell annotation" feature
  4. to aid in documenting complex spreadsheets. Annotations are separate
  5. files which can be created and maintained with the aid of the spreadsheet
  6. and viewed on command.
  7.     To create an annotation file, you place the cursor on the cell
  8. you want to annotate and type AN (followed by return) as a command
  9. (you'd type /AN in Enter-mostly mode). AnalytiCalc will then fire up
  10. a new copy of COMMAND.COM with the command "EDIT filename.ANN" where
  11. filename is made up of the first 3 characters of the sheet's title if
  12. these are alphas, followed by a 5 digit hashcoded cell identifier.
  13. It is assumed you have an editor named EDIT that can create a file when
  14. it is invoked this way if the file does not exist. Once in the editor,
  15. you can create any comments you like. When you exit, the sheet will be
  16. redrawn, but the annotation file will be left on disk. Several public
  17. domain editors, notably micro-Emacs, will respond as this scenario
  18. requires; you need to find one and name it EDIT to have this work.
  19.     To view an annotation, move the cursor to the cell whose annotated
  20. text you want to see and type either ? or QUEry (QUE is sufficient, but you
  21. may spell out ANNOTATE or QUERY in full if you like). The sheet will look
  22. for the annotate file and either display up to 20 lines of it on screen
  23. or flash a message that no annotation file could be found for this cell
  24. and go on.
  25.     The scheme used has virtues of simplicity but some limitations.
  26. Annotation filenames will not be changed for cells moved around, nor will
  27. they be altered if rows or columns are added or deleted. Thus these
  28. actions will cause annotations to be attached to the wrong cells. The
  29. hashcode is a television sort of raster scan down the sheet (i.e., across
  30. columns and down, as in A1, B1, C1,...A2, B2, C2, ... A300, B300, C300,...)
  31. so that the name order corresponds to the order on the sheet. However, no
  32. bulk display of annotations is provided. Also, no check on uniqueness of
  33. filenames is made. If the 3 characters of the sheet title do not disambiguate
  34. annotation filenames, conflicts may occur. As a result, try to make the first
  35. 3 title characters useful as descriptors. You should set up the layout of
  36. a sheet first (including any copying, adding, or deleting rows, columns,
  37. or regions) and THEN fill it in and annotate it for this system to be
  38. helpful. It is not recommended to do much annotation on floppy based systems
  39. since you may run out of directory slots or disk space. The scheme used is
  40. not space efficient, but is designed for utility on AT class boxes (where
  41. the 1.2MB floppy has more space and fileslots) and does not impose long seek
  42. times in any single "annotation file" scheme that would use one file for all
  43. comments and have to find the desired record in such a file.
  44.     The S command has a question which allows you to replace the EDIT
  45. command with any desired editor type command (up to 15 characters) for
  46. annotating cells.
  47.         It is suggested that a comment like \*C*** be added after a cell
  48. formula that is annotated. In that way the built-in formula search functions
  49. (> and >> commands) can be used to locate annotated cells.
  50.  
  51.